Online Moderation von Meetings und Workshops

Online Meetings und Workshops sind anders, aber nicht schlechter als Präsenzveranstaltungen. Manches ist sogar einfacher und effizienter als bei Präsenzveranstaltungen. Man muss sich nur mit den besonderen Herausforderungen und Chancen von Online Veranstaltungen auskennen.

Nach den Erfahrungen, die wir bisher gesammelt haben, sind schwierige Punkte:

  • Eine Workshopgruppe reguliert sich weniger stark selbst als in einer Präsenzveranstaltung. Sie ist stärker auf die/ den Moderator*in fokussiert. In einer Präsenzveranstaltung ist es manchmal möglich und sinnvoll, als Moderator*in gar nichts zu machen und die Gruppe sich selbst zu überlassen. Das passiert dann in einer Präsenzveranstaltung praktisch von selbst, online ist das kaum möglich, vor allem dann nicht, wenn die Mikrofone aus akustischen Gründen alle ausgeschaltet sind.
  • Wenn die Technik nicht oder sehr schlecht funktioniert, überschattet dieses Thema den Veranstaltungsinhalt und steht im Vordergrund der Aufmerksamkeit. Damit sind ständig abreißende Internetverbindungen, nicht funktionierende Mikrofone und ähnliches gemeint. Es kann auch passieren, dass einzelne Personen, bei denen die Technik nicht funktioniert, sich ausgeschlossen fühlen.
  • Informelle Kommunikation während der Veranstaltung und in der Pause ist schwieriger, wenngleich nicht ausgeschlossen. Bei Veranstaltungen, in denen sie wichtig ist, muss sie deshalb explizit vorher geplant werden.
  • Der “Event”-Charakter fällt weitgehend weg. Teilnehmende, die ein Meeting vor allem als Möglichkeit sehen, herumzukommen, am Buffet interessante Menschen zu treffen und die sich über den schönen Rahmen in Hotels o.ä. freuen, vermissen all dies, während sie sich in der Mittagspause das Essen in der heimischen Mikrowelle zubereiten.

Aber es gibt eben auch beeindruckende Vorteile von Online Meetings und Workshops:

  • Sie sind absolut sicher und es droht keinerlei Infektionsgefahr.
  • Die Teilnahme ist mit Blick auf das Setting und die Ausstattung bis zur eigenen Kleidung flexibel und individuell frei wählbar. Das geht bis dahin, dass man an einem Meeting teilnimmt, während es einem nicht gut geht und man einfach die Videokamera ausschaltet. In einer Präsenzveranstaltung hätte man vielleicht stattdessen entschieden, nicht teilzunehmen. Ein Beispiel: In einer Konfliktklärung kamen einer Teilnehmerin die Tränen. Sie hat nach einer kurzen Pause einfach die Kamera ausgeschaltet gelassen und wir haben weitergemacht. Versuchen Sie einmal, in einer Präsenzveranstaltung die Kamera auszuschalten.
  • Das gleichzeitige Arbeiten im Sharepoint ist egalitär und fördert den wechselseitigen Austausch. In MS Teams, Google Drive oder Miro können Dokumente gleichzeitig durch alle bearbeitet werden. Das ist in Präsenzveranstaltungen bei kleinen Gruppen an einer Moderationswand zwar auch möglich, aber deutlich eingeschränkter. Man braucht schon eine sehr große Wand, damit 20 Menschen gleichzeitig an sie schreiben können. In Sharepoint Dateien hat man außerdem den besonderen Effekt des gemeinsamen getrennt Seins: Mehrere Kleingruppen schreiben nebeneinander in das gleiche Dokument und können sich somit gegenseitig inspirieren, während sie getrennt voneinander arbeiten. Das ist in Präsenzveranstaltungen unmöglich, hier ist man entweder gemeinsam oder getrennt.
  • Die Teilnahme ist bedeutend leichter zu verwirklichen. Online Workshops bekommen zum Beispiel dadurch eine höhere Qualität als Präsenzworkshops, dass zu bestimmten Themenfeldern Expert*innen für eine kurze Zeit dazu geladen werden können, und zwar ortsunabhängig. So haben wir beispielsweise für 10 identische Workshops mit Führungskräften aus ganz Deutschland jeweils für 15 Minuten eine Expertin für einen wichtigen Input aus Hamburg dazugeschaltet. Das wäre in Präsenzworkshops völlig unökonomisch gewesen.

Moderation von Online Workshops

Die Teilnahme an Online Workshops ist bedeutend unaufwändiger als an Präsenzworkshops. Das gilt allerdings nur sehr eingeschränkt für die Moderation. Die/ der Moderator*in hat zwar bei Online Veranstaltungen auch bestimmte Erleichterungen, die teilweise mit denen der Teilnehmenden übereinstimmen. Allerdings ist für gute Online Meetings und Workshops eine präzise Vorbereitung noch wichtiger als für Präsenzveranstaltungen. Der Grund dafür ist, dass die Möglichkeiten der Gruppe, selbstorganisiert nicht funktionierende Planungen zu kompensieren, online geringer sind als in Präsenz. Online gibt es mehr Dinge, die einfach nicht funktionieren, wenn man sie falsch plant. Man muss sie kennen, um sie vor der Veranstaltung berücksichtigen zu können. Hier hilft nur eigene Erfahrung oder ein gutes Coaching bei der Vorbereitung.

Aus misslungenen Online Meetings und Workshops in der Vergangenheit schließen viele Menschen, dass sie im Gegensatz zu Präsenzveranstaltungen nicht attraktiv oder effizient seien und verschieben sie auf eine Zeit “nach Corona”. Einige Organisationen, in denen dieses Denken vorherrschend war, konnten wir überzeugen, mit Online Meetings voranzugehen und haben sie mit positiven Erlebnissen überrascht.

Hier sind ein paar Originalzitate, welche gute Erfahrungen in Online-Workshops widerspiegeln:

  • “Ich habe bisher ausnahmslos positives Feedback zum Workshop gehört. Es beeindruckt alle immer wieder, wie gut die Ergebnisse mit Ihnen sind. Diesmal kam dazu, dass die mit denen ich gesprochen habe, von Ihrer ‘digitalen Kompetenz’ beeindruckt waren.”
  • “Frau XY ist ganz angetan von den FK-WS – und sieht jetzt, wie wichtig es für das BGM ist, die FK ‘abzuholen’, dranzubleiben und hoffentlich auch zu unterstützen! Voller Erfolg – super.”
  • “Es war eine tolle Veranstaltung! Vielen Dank an alle, insbesondere an meine Gruppe!”
  • “Vielen Dank an Herrn Wellendorf für die wieder einmal supergute Moderation”
  • “1000 Dank an die Super Orga, Danke an alle für den tollen Austausch und neue Impulse weiter zu machen, gerade jetzt, wo wir doch beschränkt in unseren Möglichkeiten sind.”
  • “Super organisiert und von Herzen moderiert”
  • “Danke für die Moderation – beeindruckend.”